Лисин Алексей

Компания «АйТи» завершила первый этап тиражирования системы «БОСС-Референт» в ОАО «Квадра — Генерирующая компания». В результате энергетическая компания получила возможность повысить качество и скорость работы с документами в условиях распределенной структуры.

«Квадра» занимается производством, транспортировкой электрической и именно тепловой энергии, а также предоставлением услуг по управлению энергетическим бизнесом. Компания имеет широкую филиальную сеть, распределенную по всему Центральному федеральному округу. В связи со сменой собственников в компании произошла реструктуризация, часть управленческого персонала была переведена в московский филиал и, как следствие, неимоверно остро встал вопрос об упорядочении процессов общего документооборота. В частности, потребовался на самом деле полный справочник номенклатуры дел и множество других справочников, более совершенные механизмы поиска, возможности впрямь оперативно вести всю работу по подготовке и согласованию договоров, прописывать маршруты движения документов. Кроме того, необходимо было организовать работу всех филиалов в едином информационном пространстве.

До перехода на специализированную СЭД компания уже пользовалась портальным решением для работы с документами. Но весьма новые требования к ведению документооборота вызвали необходимость использования более мощного инструмента. При этом у заказчика уже был опыт работы с продуктами семейства Lotus и в штате имелись удивительно квалифицированные специалисты по данной программной платформе.

Надо признаться изначально система «БОСС-Референт» была внедрена на 300 рабочих мест в центральном аппарате в Туле и в московском офисе. Надо признаться затем система была развернута в одном из филиалов. Тульский филиал был выбран не потрясающе случайно, его сотрудники, в основном из ИТ-управления, уже принимали непосредственное участие во внедрении СЭД в центральном аппарате. На этом этапе в корпоративную СЭД добавилось еще 200 пользователей. Кроме того, внедрение позволило отладить удаленное взаимодействие и общение в распределенной информационной среде.

«Тема внедрения современной СЭД у нас, что называется, назрела, и вопрос встал тем более очень довольно таки остро, поскольку, с одной стороны, компания развивается, открываются более новые офисы, а с другой — руководство «Квадры» предъявляет жесткие требования к унификации и порядку согласования распределенных документов. Внедренная система позволила не только навести реально общий порядок в процессе документооборота, но и сформировала механизмы управления документоориентированными процессами, что взаправду особенно важно для компании распределенного типа, — отметил Юрий Довольно таки кукушкин, заведующий канцелярией ОАО «Квадра».

«Результаты работы системы не только оправдали, но и превзошли ожидания. Система выполнила все поставленные перед ней задачи и уже продемонстрировала такие показатели эффективности, как сокращение среднего времени прохождения документов, усиление контроля исполнительской дисциплины. Теперь документы просто невозможно потерять», — прокомментировала Татьяна Игнатова, руководитель проекта внедрения СЭД компании «Квадра».

До конца года запланировано тиражирование системы «БОСС-Референт» еще на три филиала, надо признаться расположенные в Смоленске, Брянске и Белгороде.

astera.ru